planilhas

Por que organizar suas vendas em planilhas? 

As planilhas costumam ser grandes auxiliadoras na organização do controle de gastos e vendas dentro de uma empresa durante o mês.

Elas facilitam melhor a visualização de todos os dados, pois eles podem ser elencados por categorias, como preço, tamanho, total de vendas e a quantidade em estoque de todos os produtos comercializados, por exemplo, o número exato de etiqueta bolinha colorida.

Essa organização é fundamental para que a empresa não deixe essas informações soltas, facilitando todos os funcionários ao mesmo tempo, porque elas podem ser compartilhadas automaticamente, por meio de ferramentas de automatização.

O que é uma planilha?

Planilha é um programa de computador que fornece informações em duas dimensões: comprimento e largura, gerando dados por meio de fórmulas, como a somatória total de vendas e gastos durante o mês.

Existem diversas planilhas prontas em Excel, que são gratuitas, para o controle financeiro e gerenciar as listas de vendas, nas quais as informações necessárias podem ser incluídas, facilitando os trabalhos dos colaboradores. Tais como as listadas a seguir:

  • Planilha de listas;
  • Planilha de acompanhamento de tarefas;
  • Planilha de controle de gastos;
  • Gráfico de Gantt;
  • Planilha comparativa;
  • Planilha para nota fiscal e faturas;
  • Planilha de cronograma diário.

Todos os tipos destacados são compatíveis na web, e as planilhas de listas são as mais comuns para inserir informações de compra e venda de produtos e elas incluem filtros para localizar os itens por data.

Um veterinário próximo de mim pode utilizá-las para encontrar quais as consultas que foram realizadas durante o mês e elas são estratégicas neste tipo de controle, no momento de colher informações dos medicamentos prescritos para os animais.

Para usá-las, é suficiente trocar as células com nome, data e observação, para inserir novas informações, caso seja alterado o nome da empresa que entrega panfletos ou o endereço onde ela se localiza.

Já no caso da organização da rotina dos funcionários, a planilha de acompanhamento de tarefas é ideal.

Com ela, é possível adicionar dada atividade a ser cumprida, estabelecendo a data de início e o prazo final para a entrega do produto ou serviço, acompanhando todas as vendas e os lucros obtidos com a comercialização de envelope branco personalizado.

Todas as tarefas ficam reunidas em um único documento e os gastos e as vendas ficam devidamente controlados durante o mês.

Monitorar as despesas é muito importante para as empresas, e isso pode ser feito com modelos na versão mobile, no sentido de registrar os ganhos e custos em apenas um lugar, para que os dados sobre o conserto dobradiça notebook Samsung não fiquem soltos.

As planilhas de controle de gastos financeiros no Excel são muito populares, bastando inserir as fontes de renda e os gastos mensais, que devem ser separados por categoria e automaticamente é gerado um gráfico com origem das despesas, porcentagens e saldos.

O gráfico de Gantt é um modelo que organiza e mostra as etapas de um projeto de manutenção jardins, muito apreciado no ambiente de trabalho e esse tipo de planta é disponibilizado nas planilhas prontas, nos computadores.

Nele, é preciso colocar todas as informações referentes ao projeto, em quadros separados, para que o software as ajuste intuitivamente, proporcionando melhor visualização para os arquitetos.

Com uma planilha comparativa, é possível a empresa identificar que produto vende mais, A ou B, listando as informações necessárias, avaliando as duas opções e acompanhando os dados inseridos pelos vendedores.

Esse modelo de planilha também é indicado para comparar um buffet para jantar de aniversário, com outro concorrente que trabalha com a mesma prestação de serviço, desde que os dados da segunda estejam disponíveis.

Existem formas diferentes na emissão de uma nota fiscal ou fatura de pagamento, mas com uma planilha Excel, é possível ter uma configuração específica, na qual são registradas as informações mais importantes, utilizadas para gerar um arquivo automático.

Assim, as faturas para pagamento da limpeza de estofamento automotivo e as respectivas notas fiscais são geradas, sem que seja necessário inserir os dados toda vez que a empresa precisar criar uma.

As agendas ainda são muito utilizadas, mas, na falta de uma, nada melhor que usar uma planilha no Excel. Pode ser mais prático e ela pode montar o cronograma diário das atividades na empresa, para cada funcionário.

Dicas para organizar gastos e vendas nas planilhas

As informações financeiras e da área de vendas devem estar reunidas em planilhas para um melhor acompanhamento dos dados, o que é essencial para que a empresa monitore como os trabalhos estão sendo conduzidos. Algumas dicas para este procedimento são:

  • Separar as despesas por categorias;
  • Aumentar a praticidade do trabalho, através de fórmulas;
  • Inserir gráficos e somatórias;
  • Preencher a planilha com dados diários;
  • Montar a planilha para analisar as finanças;
  • Atualizar a planilha durante o mês;
  • Fazer backup para os dados não se perderem.

Essas estratégias são essenciais para identificar os gastos que, se forem excessivos, podem prejudicar a empresa. Afinal, ela depende das entradas financeiras para manter as portas abertas e, nesse sentido, o controle das vendas é essencial.

Saiba como montar uma planilha 

Existem várias opções e modelos de planilhas que o aplicativo Excel disponibiliza ao ser aberto no computador. As estratégias devem ser baseadas nas dicas apontadas a seguir, ainda que sejam simples e voltadas para quem ainda não tem conhecimento.

  • Abrir o Excel e escolher o modelo;
  • Salvar a planilha com um nome;
  • Inserir títulos nas células;
  • Digitar as informações (preços, vendas e gastos);
  • Adicionar as fórmulas necessárias;
  • Se necessário, copiar as fórmulas em outras células;
  • Inserir funções como soma, subtração, divisão e multiplicação;
  • Classificar cada coluna;
  • Colocar gráficos para comparação.

As planilhas podem levar cores, também, em cada título, por exemplo, destacando-o para que chame a atenção, principalmente no sentido de acompanhar os gastos e as vendas de produtos e serviços. São estratégias essenciais dentro de qualquer empresa.

Os gastos pessoais, entretanto, também podem ser acompanhados mensalmente, para identificar a receita que entra, como o salário ou a aposentadoria.

Muitas pessoas desconhecem que o sinal de asterisco em uma fórmula significa multiplicação e acabam se perdendo ao fazerem os cálculos.

As planilhas de gastos são necessárias para que a corporação mantenha as informações financeiras em dia e, ainda, possibilitam os seguintes benefícios:

  • Entender a movimentação do dinheiro;
  • Reduzir custos;
  • Separar recursos para mais investimentos;
  • Controlar as metas internas.

Manter a planilha atualizada mensalmente evita surpresas porque, por meio dela, é possível saber exatamente onde o dinheiro foi gasto e ainda verificar antecipadamente como tomar as rédeas dos negócios, se os gastos começarem a ser excessivos.

Nunca é tarde para mudar a realidade, identificar as falhas e, assim, conseguir aumentar as vendas dos produtos mais importantes e que saem mais.

O foco no aspecto financeiro leva a elaboração de estratégias eficazes para reduzir os custos, seja com a compra de água mineral ou folhas de sulfite, exageradamente, que podem afetar o orçamento da empresa, independentemente do porte.

Ter uma grande empresa não significa que ela esteja equilibrada financeiramente, para continuar o compromisso no pagamento de vale refeição ou supermercado. É necessário ter muita atenção nesse sentido.

No âmbito pessoal, as planilhas podem calcular os gastos com refeições fora de casa, no transporte com táxis por aplicativo, e no controle das contas de energia e água, assinaturas de TV a cabo e planos de celular.

Ainda nas empresas, por meio das planilhas, elas podem identificar quais os recursos que podem ser separados para mais investimentos, sem afetar no orçamento mensal, aumentando a margem de lucro.

Ainda é possível anotar os dados dos rendimentos, para identificar se eles estão sendo propícios ou não para a empresa. Se sim, o dinheiro extra pode auxiliar em uma reforma ou na compra de novos equipamentos para os colaboradores.

Utilizando uma planilha de custos, por exemplo, a empresa pode verificar se as metas econômicas estão sendo cumpridas e, se ela perceber altos gastos, são necessários ajustes para que eles se alinhem às metas.

Considerações finais

Em suma, as planilhas existem para um controle maior das despesas e vendas de produtos e serviços em uma empresa.

São pontos importantes a serem observados para que o aspecto financeiro não seja afetado, impedindo a companhia de continuar honrando com os compromissos com os colaboradores, pagamentos de tributos e despesas mensais corriqueiras.

Com os dados organizados em um só lugar, as informações não ficam soltas e podem ser acessadas a qualquer momento.

O Excel oferece diversos modelos e, escolher o melhor deles, vai de acordo com as necessidades da empresa, como controlar as vendas e gastos, muito importante para o equilíbrio econômico.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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